Een goed rapport… mijn complimenten!
09 november 2018

Een goed rapport… mijn complimenten!

U kent ze vast en zeker… adviesrapporten die na – of vaak zelfs al tijdens – het lezen vooral vragen oproepen. In de praktijk is het een kunst om goede rapporten te schrijven en complexe adviezen duidelijk en overtuigend te verwoorden. Het gaat om de vertaling van droge, technische gegevens naar begrijpelijke informatie voor personen die geen of minder affiniteit hebben met techniek. 

Complimenten
Wie wil het nu niet… complimenten ontvangen voor zijn goede en duidelijke taal? Taalvaardigheid is de sleutel tot succes en een vaak onderschatte vaardigheid van een technisch adviseur. Zo kwam ik laatst de volgende tekst tegen: 

‘De schade die is ontstaan is aan het feit te wijten dat de verbindingen in de dilatatievoeg niet juist zijn aangebracht. De huidige verbinding is met een kunststofmortel gemaakt die geen correcte aansluiting heeft gerealiseerd. Conform de juiste wijze van de verbinding methode die niet conform de NEN is uitgevoerd en er ongeoorloofd water kan binnendringen door de voegen’. 

Na drie keer lezen was mij nog niet duidelijk wat er werd bedoeld. Ondanks dat ik op de hoogte was van het onderwerp van deze tekst. 

Steeds belangrijker
Taal speelt over de gehele breedte van het bouwproces een steeds belangrijkere rol. Niet alleen in rapportages maar bijvoorbeeld ook in offertes en plannen van aanpak. Al in het stadium van de opdrachtvorming moet ruis op de lijn of verschil van interpretatie worden voorkomen. Zoals hierboven maar weer blijkt, is het op een begrijpelijke manier overdragen van informatie echter niet vanzelfsprekend. 

Duidelijk communiceren
Van technisch adviseurs wordt wel verwacht dat zij, naast het inbrengen van kennis en ervaring, in staat zijn om zowel mondeling als schriftelijk duidelijk en overtuigend te communiceren. Het op te leveren eindproduct is in veel gevallen immers een rapportage. Daar mogen eisen aan worden gesteld en het is van belang dat het product wat je levert van goede kwaliteit is. Maar hoe doe je dat nu?

Tien tips
Onderstaand tien tips die mij helpen om goede en begrijpelijke rapporten te schrijven:

Het klinkt als een open deur; het schrijven van een begrijpelijk document begint met het gebruik van taaltechnisch correct Nederlands (1). Maar al te vaak zijn teksten slecht leesbaar door onjuist gebruik van leestekens. Ook het gebruik van korte zinnen (2) bevordert de leesbaarheid. Dit vereenvoudigt de tekst en heeft een positieve invloed op de begrijpelijkheid. 

Om technische of complexe informatie over te brengen, is het van belang de lezer mee te nemen in de materie. Een logische structuur (3) van het document helpt hierbij. Het goed ordenen van de informatie (4) en het daarbij strikt scheiden van verschillende soorten informatie, maakt het mogelijk om onderscheid te maken tussen hoofd- en bijzaken. Het helder overbrengen van de boodschap wordt bevorderd door in logische stappen toe te werken naar de conclusie (5). 

Veelal bevatten de teksten ook een argumentatie. Het volledig en op correcte wijze beschrijven van de redenering (6) is van essentieel belang voor de duidelijkheid. Besteed meer tekst aan een duidelijke argumentatie en sla geen stappen over (7) in de veronderstelling dat de lezer wel zal begrijpen wat er wordt bedoeld. Alleen door de redenering volledig uit te schrijven, kan onduidelijkheid of een verschil van inzicht of interpretatie worden voorkomen.

Zorg er verder voor dat de informatie in het rapport volledig is (8) en het onderscheid tussen feiten en meningen duidelijk is. Als de informatie onvolledig is, geeft dit de lezer ruimte voor zijn/haar eigen interpretatie. De tekst moet zodanig opgebouwd en uitgebreid zijn dat de boodschap niet op een andere manier kan worden geïnterpreteerd. Daarnaast is het van belang dat de herkenning van de boodschap niet afhankelijk is van het kennisniveau (9) van de lezer. Ook voor mensen die geen, of veel minder affiniteit hebben met de materie moet de tekst begrijpelijk zijn. 

Het laatste punt is de collegiale toetsing (10). Het is heel gebruikelijk dat een schrijver na verloop van tijd bepaalde fouten of onduidelijkheden in zijn tekst niet meer ziet. Een inhoudelijke review door een kritische collega is misschien wel de belangrijkste tip om te komen tot een evenwichtig, duidelijk en overtuigend verhaal. 

Tips toepassen
Duidelijk, bondig en overtuigend rapporteren is niet vanzelfsprekend en het is een vaardigheid die niet van vandaag op morgen kan worden ontwikkeld. In de meeste opleidingen (hbo- en wo-niveau) wordt het rapporteren wel behandeld, maar is de aandacht logischerwijs gericht op het methodische, wetenschappelijke aspect ervan. Taalvaardigheid komt niet aan bod en kan alleen getraind worden door het vaak te doen. Door het structureel kritisch benaderen van het schrijven van teksten en het toepassen van deze tips wordt het niveau structureel beter. En dan komen de complimenten vanzelf. Succes! 

Reacties (1)

21-02-2019 12:15:07 Uw naam Bas Koper
Ja, mee eens,

Tijd en schrijfvaardigheid zijn vaak beperkt voor een techneut.

En soms is geen tijd = geen prioriteit.

Eigenlijk zijn beide toch wel nodig voor een goed en leesbaar rapport.

Met vriendelijke groet,
Bas Koper
Stress Engineer / Project Engineer

Uw reactie

Deel dit bericht